Fornitori: come creare la tua rete fin da subito

La scelta dei fornitori non è mai semplice ed immediata e per una wedding planner sbagliare la rete di fornitori, può significare un grave danno in termini di perdite e reputazione.

Soprattutto agli inizi della professione sei così assorbita dall’analisi dei clienti e dei competitor che tendi a tralasciare un aspetto importante dell’attività: l’analisi e la scelta dei fornitori.

Quali sono le conseguenze di una scelta sbagliata? Prima di tutto l’impatto del fornitore sbagliato si traduce, agli occhi dei tuoi clienti in un difetto del tuo servizio di wedding planner. La responsabilità dell’evento è solo tua e nel caso si verifichino errori sei la sola che ne dovrà rispondere. Agli sposi non interessa a quale anello della catena si sia verificato l’intoppo: il loro è un giorno irripetibile!

A questo punto ti starai chiedendo quali sono i criteri per scegliere un buon fornitore e come puoi fare per crearti una rete affidabile fin da subito.

Prima di rispondere a questo cerchiamo di capire prima di tutto:

Cos’è per te un buon fornitore?

Capire che cosa ti aspetti dal tuo fornitore, rende più facile selezionare e quindi escludere chi non rispetta i tuoi canoni.

• Che qualità ti aspetti che abbia?
• Come vorresti gestire il tuo rapporto con lui?
• Che tempistiche di risposta deve avere per le tue richieste?

Rispondere a queste domande, ti aiuterà in fase preliminare a capire a quali requisiti vuoi che risponda.

Come fai a sapere quale fornitore risponde alle qualità che cerchi senza averci lavorato prima?

Un buon punto di partenza è informarsi sulla sua reputazione dagli altri operatori del settore. La reputazione è importantissima perchè risponde alle esperienze che altri hanno vissuto prima di te. Il secondo step è valutarne le competenze e la capacità di lavorare in team, oltre alle qualità di problem solving, che chi lavora nel settore degli eventi deve per forza avere. Un primo banco di prova può essere organizzare e realizzare insieme alla tua rete, uno shooting fotografico. Lo shooting è un’importante banco di prova perchè ti permette di comprendere le reali competenze del fornitore che hai selezionato, senza contare che potrai valutare anche le sue qualità empatiche.

Come costruire la tua rete di fornitori

Se ci pensi bene, dal momento in cui hai smesso di sognare di essere wedding planner a quando hai cominciato a muoverti per esserlo, non sei mai stata sola. Hai interagito con il tuo mentore, con il commercialista, con qualche collega di corso, con la web agency per la creazione del tuo sito. ma crearsi un network è un’altra cosa. Come per tutte le attività di networking, hai bisogno di tanto tempo e grande cura per rintracciare le persone giuste, per imparare a fidarti e creare in loro reciproca fiducia.

Dopo venti anni di lavoro in questo campo mi sento di dirti che la creazione di un buon gruppo di fornitori, si basa su alcune dinamiche ben precise :

1.Condivisione: condividere risorse, consigli, contatti, è indispensabile. Un buon rapporto di lavoro non può essere a senso unico.

2.Ispirazione : il fornitore giusto ti aiuta quando sei seppellita da un problema e non riesci a trovare il bandolo della matassa

3.Considerazione : devi avere intorno persone che ti sostengono e che si fidano di te, anche quando fai delle scelte che non condividono. Negli imprevisti che puntualmente si verificano nel corso di un evento, l’ultima parola deve essere la tua, perchè sarai solo tu a rispondere davanti al tuo cliente ma hai bisogno del loro supporto.

4.Ascolto: quello del tuo fornitore verso di te e quello che tu devi rivolgere ai consigli e ai suggerimenti che solo chi fa quel determinato mestiere può darti.

Come costruisci il rapporto con la rete dei tuoi fornitori

La maggior parte di coloro che iniziano la professione di wedding planner, proprio perchè è agli inizi, ha paura di non essere preso abbastanza sul serio. A questo proposito posso darti dei suggerimenti che ti torneranno utili.

1. Presentati sempre, dicendo a cuore aperto chi sei e cosa fai: spiega semplicemente che avevi voglia di entrare in contatto con lui/lei, perché sentivi di avere delle cose in comune e che vuoi incontrarlo per conoscerlo. Se la timidezza ti travolge, inizia magari con un follow su Instagram e interagisci con brevi commenti.
2. Proponi cosa da fare insieme: perchè il modo migliore per conoscersi è appunto lavorare insieme. Proponi cose concrete e non campate in aria.
3. Ringrazia sempre: per il tempo che ti viene dedicato, perchè non è così scontato dedicare del tempo agli altri e sii comprensivo se ti arriva qualche rifiuto o se l’aiuto che ti viene offerto è limitato.

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