Ti spiego cosa fare nei momenti di crisi se sei una wedding planner

Sono giorni particolari questi che stiamo vivendo. Le notizie che circolano sono discordanti ed  alimentano ansie e preoccupazioni. Come tutti,  cerco di tenermi aggiornata ma sto imparando a selezionare le fonti dando seguito solo a quelle più affidabili come IL Post che riporta notizie ufficiali sull’evolversi della pandemia.

Ora questa situazione ha avuto delle conseguenze importanti sull’economia in generale e anche il settore degli eventi, del quale facciamo parte è entrato in sofferenza. C’è molta incertezza sul da farsi di fronte a disdette di ordini e  matrimoni rimandati, visto che al momento in cui scrivo la nostra bella Italia si è fermata.

Cosa fare con gli sposi:

Aver saputo gestire in modo proattivo le tue relazioni con gli sposi, ti aiuterà a gestire al meglio una situazione così grave e cosi imprevedibile come quella che stiamo vivendo in questi giorni. Mai come ora gli sposi hanno bisogno di rassicurazioni e questo rafforzarà ulteriormente il tuo rapporto con la sposa che sentirà di potersi “appoggiare” e farsi sostenere dalla sua wedding planner, in un momento decisionale molto difficile.

Se si è fatto un buon lavoro di relazione con i clienti e si è costruito un ottimo rapporto di fiducia sarà più facile trovare la soluzione ideale per te e per loro nella forma di riprogrammazione dell’evento e non di cancellazione.

Cosa aspettarsi dai fornitori: 

La risoluzione degli accordi con i fornitori deve essere valutata caso per caso e in relazione ad ogni singola categoria merceologica. Al momento in cui scrivo le restrizioni sugli eventi sono in essere fino al 3 aprile e quindi, tutti quelli previsti fino a quella data, sono stati annullati o sospesi.

Nel caso in cui sono già state fatte prove di menù, prenotate location, realizzati progetti, ordinati e acquistati materie prime, come nel caso di catering o floral designer, il fornitore potrebbe non solo trattenere la caparra ma anche richiedere a seconda di quanto sia a ridosso la data dell’evento, l’intero importo previsto.

La  migliore strada  percorribile per la wedding planner è in questo momento, quello di tenere aperto un canale di comunicazione costante con i clienti da un lato e un confronto onesto con i fornitori dall’altro, cercando di analizzare caso per caso e cercando un giusto accordo tra le parti. 

Cosa deve prevedere il contratto :

Molte wedding planner stanno pagando lo scotto di non avere un contratto ben articolato e di non aver dato la giusta importanza alla stesura di quelle  politiche di cancellazione e riprogrammazione che al contrario dovrebbero essere sempre strutturate in modo chiaro.

Il contratto va sempre stipulato e non solo! Deve contenere tutti i dati dei singoli contraenti, date, prezzi e deve prevedere eventuali annullamenti o riprogrammazioni per non incorrere in sanzioni.  Sopratutto è fondamentale  la clausola di forza maggiore perchè in casi come quello che stiamo vivendo ti può proteggere da pessime conseguenze. La tristissima esperienza del coronavirus,  indica bene che quando sul contratto si parla di “causa di  forza maggiore ” è necessario che  le politiche della tua attività di wedding planner, siano specificate anche  per le prestazioni in occasione di eventi come “epidemie e pandemie ” ampliando l’ambito che fa riferimento a “atti di Dio, disastri naturali, ordini o leggi governative e scioperi “. La causa di Forza maggiore indica che non sussistono le condizioni per poter offrire nè usufruire di un servizio a cui segue la risoluzione del contratto. 

Ti serve un piano:

L’arrivo del coronavirus non solo ha rivoluzionato le nostre abitudini sociali ma ci ha anche introdotto a concetti nuovi come Home School , E-learning ma sopratutto Smart working rivoluzionando le nostre abitudini lavorative.

Qual è il modo migliore per organizzare al meglio la nostra attività e non farci trovare impreparati di fronte a degli imprevisti così importanti come questo ? 

• un software per le riunioni video con i tuoi collaboratori, fornitori e clienti. Facetime è popolare tra gli utenti dell’ iPhone, e puoi prendere in considerazione Google Hangouts.
• un accantonamento mensile è molto importante per un piano di continuità per una piccola impresa come la tua. Se non lo hai mai fatto inizia da adesso chiedendoti: quanto è necessario per mantenere un flusso di cassa positivo ogni mese? Usalo come punto di partenza per impostare l’obiettivo di risparmio mensile.
• un piano di continuità aziendale che ti chiarisca i pro e i contro delle tue finanze . Ti aiuterà a capire come andare avanti nel tuo business e quanto puoi permetterti di spendere nei prossimi mesi pianificando quanto più possibile.  

Chiediti:

1. Quali sono i costi mensili per i prossimi 3-6-mesi?
2. Quanti progetti, eventi, ho bisogno per mantenere un flusso di cassa positivo?

Mantieni un atteggiamento flessibile e di riconversione delle attività di lavoro curando la comunicazione del tuo brand in tal senso. 

La situazione ad oggi è in uno stato mutevole e forse mai come in questo momento nasce l’esigenza di fare squadra e sostenerci. 

Concludo con una riflessione: penso che da questa situazione usciremo diversi, più consapevoli della fortuna che abbiamo nell’essere liberi e delle infinite possibilità di cambiamento che la vita ci offre. 

Vuoi condividere la tua esperienza su come stai vivendo questo momento con me? Ti aspetto nella Community  su Facebook 

Un abbraccio 

Angela