Lavorare con le parole: come scrivere mail efficaci alle tue clienti.

Quando scrivi alle tue potenziali clienti scegli un approccio serioso come se stessi comunicando con la Banca d’Italia o al contrario sei informale come un messaggino su WhatsApp? 

Se ti riconosci in una delle due definizioni, ti sarà utile qualche suggerimento per rendere le tue mail più performanti. Non vorrai che la tua potenziale cliente si involi verso la concorrenza!

Convertire con una semplice mail il contatto di una futura sposa in un appuntamento, è uno step difficile da superare. Quando inizi a scrivere sei assalita da mille dubbi: scriverò troppo o troppo poco? riuscirò a trasmettere la mia professionalità e a farle percepire che sono la persona giusta a cui affidare il suo matrimonio?

Comprendo i tuoi timori e le tue perplessità ed è per questo che voglio aiutarti a comprendere quali sono i passaggi giusti per scrivere email che convertono .

Cominciamo a chiarire alcuni punti.

Prima di tutto l’obiettivo di una mail è quello di comunicare qualcosa ovvero “mettere in comune” , incontrarsi in un campo neutrale dove non ci sono solo io che parlo mentre tu sposa mi ascolti ,ma dove insieme dialoghiamo.

Perchè questo avvenga devi scegliere le parole con cura. Parlare del tuo servizio con semplicità lasciando ad altre sedi tecnicismi e  anglismi snob, che non ti porterebbero da nessuna parte. Non dare nulla per scontato ma parti dal principo che la sposa, al contrario di te, sta affrontando per la prima volta un matrimonio. Scrivere semplice significa anche fare ordine, seguire una logica, in modo che chi legge non perda il filo del discorso .

Per convincere la futura sposa della bontà del tuo servizio devi:

• renderle chiaro il suo bisogno, perchè se ti ha contattato è molto probabile che lo percepisca,  ma ancora confuso. 
• farle una promessa che risponda a questo bisogno, evidenziando i benefici che puoi offrirle 
• anticipare i suoi dubbi sciogliendoli ancora prima che te li abbia detti
• farle vivere un’esperienza come se tu fossi li vicino a lei  

Se non acchiappi l’attenzione di chi legge nelle prime righe, lo perderai per sempre, perciò evita il tappeto iniziale di parole inutili e dannose che allontanano mille miglia chi ti  legge .

Come iniziare a scrivere una mail ?

Inizia sempre con un incipit che abbia una forma di gentilezza . Le espressioni gentili rivelano personalità,vanno incontro al lettore e al suo stato d’animo . Prima di iniziare a scrivere immedesimati nella sposa , pensa come farebbe lei e poi a come vorresti che la wedding planner ti aiutasse a risolvere i tuoi problemi. Non dare nulla per scontato.  

Cosa devi fare quando scrivi una mail?

Niente improvvisazioni ma alcune semplici regole: 

• l”oggetto della mail deve contenere la notizia ovvero il contenuto più importante che hai  incluso nel testo della mail 
• utilizza parole concrete e chiare, utili a suscitare l’immagine mentale di quello di cui stai parlando 
• trasmetti una certa personalità evitando come la peste le parole che usano tutti , i modi di dire preimpostati .
• ricorda che la mail deve contenere il problema che risolvi 

Una volta scritto, il testo va riletto più volte e ad alta voce .

Per essere certa che il tuo messaggio arrivi alla tua potenziale cliente ti suggerisco di :

• usare parole semplici e concrete. Più le parole sono astratte più si allontanano dalla realtà
• componi frasi brevi , 25-28 parole, perchè più allunghi la broda più allontani il momento della comprensione 
• preferisci una sintassi lineare dove soggetto verbo e complementto oggetto stiano vicini

Tieni presente che di solito solo le prime righe vengono lette con attenzione che poi tende inevitabilmente a scemare. Per questo motivo scrivi le cose importanti subito dall’inizio lasciando approfondimenti e convenevoli al dopo .

Cosa si intende per modello di lettura

Il modello di lettura adatto ad una mail che si legge corrisponde ad una  F.  Cosa significa? Significa che preferiamo leggere prima di tutto ciò che si trova in alto nelle prime righe a sinistra, seguendo l’andamento appunto delle linee di una F.  Pensaci un attimo, dove va il tuo sguardo quando apri una lettera? 

E’ la prima occhiata in alto a sinistra che ti aiuta a  capire chi ti scrive, perchè e cosa vuole da te. Quindi scrivi le cose più importanti partendo da sinistra .

Cosa si intende per punto elenco

Il punto elenco diventa importante quando si vuole scandire un pensiero, indicare una certa gerachia e può essere molto utile per dare chiarezza ad un recup sugli step organizzativi che mandi agli sposi .

Chi legge può individuare facilmente ciò che è rilevante e che deve rimanere impresso nella memoria.

Per poter essere efficaci i punti elenco devono essere :

• pochi
• sintetici , una frase breve 
• omogenei nella scrittura con verbo, sostantivo e numerati 

Alcuen parole possono restare sullo stomaco di chi legge. La mail è uno strumento di relazione e non solo di comunicazione.Tutte le parole che usiamo possono aprire la strada ad un proficuo scambio di informazioni oppure chiuderla.

Alcune regole di scrittura :

• non preoccuparti meglio scrivere   stai tranquilla che 
• non dimenticarti  meglio scrivere ricordati che 
• non dubitaremeglio scrivere stai sicura che 

“ma” e “però”  meglio sostituirli con la virgola e con la “e” 

Ricapitolando:

• Chiama per nome la persona che ti scrive 
• Inserisci uno o più dettagli che lei ha usato nella tua risposta
• Evita le formule standard
• Offri sempre un’alternativa alla sua richiesta 

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