Come organizzare un matrimonio in hotel

L’ Italia è una vera miniera d’oro nell’offerta di alberghi di lusso o relais di charme dove poter festeggiare il ricevimento di nozze. E negli ultimi anni molte coppie straniere hanno scelto questo tipo di struttura, per celebrare il giorno più importante della loro vita. Nondimeno la richiesta di organizzare il ricevimento di nozze in albergo, arriva anche da molte coppie italiane, affascinate dall’idea di avere un matrimonio fuori dall’ordinario e a volte anche più contenuto nei costi.

Come ho potuto sperimentare in prima persona, organizzare matrimoni in hotel è meno semplice di quello che si pensa. Ci si deve inserire in un meccanismo ben rodato, dove non sempre una figura “estranea” viene vista con benevolenza, soprattutto dai direttori di sala.

Ho pensato quindi di scrivere un post per fare chiarezza e ordinare gli aspetti più importanti, cercando di rispondere a questa domanda:

Cosa deve sapere una Wedding Planner professionista per gestire al meglio l’organizzazione di un matrimonio in un hotel ?

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Perché alcune coppie scelgono di sposarsi in hotel

Il rooftop di un lussuoso albergo a 5 stelle, un’ antica residenza di campagna trasformata in un relais di charme, un hotel di design, offrono a molte coppie di sposi, non solo un’alternativa alle solite ville, casali e palazzi storici ma, pur mantenendo standard qualitativi alti, consentono spesso di risparmiare sul budget destinato agli allestimenti.

Ad esempio il Grand Hotel di Rimini conosciuto in tutto il mondo, ha salotti interni meravigliosi e un parco esterno altrettanto splendido, dove poter celebrare il matrimonio e far vivere agli ospiti un’esperienza indimenticabile. Senza dover prevedere spese aggiuntive per gazebi e strutture di sostegno al famoso piano B. Inoltre in hotel è possibile usufruire di offerte di pacchetti all inclusive, vantaggiosi per chi ha un budget limitato.

Quali sono i vantaggi dell’organizzazione di un matrimonio in hotel

• Se la coppia ha molti ospiti che giungono da fuori, suggerire di prenotare in albergo oltre che il ricevimento di nozze anche le stanze che li ospiteranno, significa permettere a quest’ultimi di godersi il momento, usufruire dei servizi dell’hotel ( campi da golf, piscine, SPA), vivere una giornata indimenticabile e per la wedding planner, creare il giusto engagement con i clienti, che ricorderanno per sempre l’esperienza vissuta.
• L’hotel offre rapide soluzioni in caso di necessità di un piano B, senza gravare ulteriormente sul budget destinato al matrimonio né generare stati di ansia.
• Ultimo vantaggio importante, la possibilità di poter dormire in hotel, renderà la festa godibile più a lungo anche per gli ospiti.

Quali sono gli svantaggi dell’organizzazione di un matrimonio in hotel

• Gli spazi in comune sono un handicap che bisogna considerare. Questo handicap si amplifica quando l’albergo è situato in un luogo di villeggiatura come ad esempio la meravigliosa Costiera Amalfitana: il pericolo di vedere gente in spugna e ciabattine è molto forte.
• Se la mise en place è un punto di forza nel progetto scenografico del matrimonio, bisogna tener conto che spesso gli alberghi propongono un solo tipo di tovagliato e di piatti, quasi sempre con il logo della struttura. L’alternativa è far presente alla coppia di sposi, in fase di progettazione, che questo potrà rappresentare un costo aggiuntivo.

10 domande da fare quando si organizza un matrimonio in hotel

Ora, una volta individuata l’hotel , come si comprende se la struttura che abbiamo selezionato, offre tutte le garanzie per organizzare il matrimonio perfetto?

A mio parere queste 10 domande che ho tratto dalla mia esperienza lavorativa, potranno facilitarti il compito:

1. Lo spazio dove si svolgerà il ricevimento di nozze è in esclusiva? Come vengono gestiti i flussi di persone per impedire che gli ospiti dell’hotel si incrocino con gli invitati del matrimonio?
2. Quali sono gli orari previsti per il ricevimento? Ad esempio si potrà fare musica fino a tardi?
3. E’ possibile noleggiare del materiale per gli allestimenti della mise en place al di fuori da quello previsto?
4. E’ contemplata una stanza di appoggio per la sposa, anche se i clienti non alloggiano in hotel?
5. E’ disponibile uno spazio abbastanza ampio da poter allestire una cerimonia simbolica ( nel caso ce ne fosse bisogno)
6. Quando è possibile fare un tasting del menù scelto?
7. E’ incluso un servizio di transfer in esclusiva per gli ospiti che vengono da fuori e che parteciperanno al ricevimento?
8. Viene considerata la preparazione di un menù e di una postazione riservata allo staff del matrimonio?
9. Quali sono i servizi esclusi?
10. Ci sono pacchetti all inclusive e cosa prevedono?

Come scegliere la suite per la sposa

Può anche accadere che gli sposi abbiano già scelto la location e il luogo del ricevimento e che chiedano alla wedding planner di riservare una suite solo per la preparazione della sposa e per la prima notte di nozze. Anche in questo caso servirà fare un sopralluogo e osservare alcune regole:

1. La stanza della sposa deve essere abbastanza grande per permettere ai make up artist, fotografi e video maker di muoversi agevolmente.
2. E’ fondamentale che nella stanza siano presenti uno o più specchi verticali vicini a fonti di luce naturale: servirà per il trucco e le foto.
3. Sarebbe meglio suggerire la prenotazione della suite sempre per due notti. Ragionando sulle tempistiche di preparazione e gli orari del ricevimento bisogna sempre tener presente che che il check-in di solito è sempre verso le 14:00 e il check-out intorno alle 11:00. Quindi se il matrimonio è di sera si avrà bisogno dell’intera mattina e parte del pomeriggio per prepararsi.

Il mio ultimo consiglio è: verifica che l’hotel che hai selezionato abbia già lavorato con wedding planner e che non abbia accordi commerciali con wedding planner esterne. Per non incorrere in spiacevoli imprevisti.