5 errori da evitare quando organizzi un matrimonio

L’organizzazione di un matrimonio non è un gioco da ragazzi! I tuoi clienti sognano un matrimonio perfetto e si aspettano di averlo, grazie al tuo aiuto.

Come wedding planner devi pianificare l’evento, occuparti dei fornitori e degli allestimenti, risolvere le problematiche in corso d’opera e anche quelle dell’ultimo minuto.

E’ molto importante partire con il piede giusto ed è per questo che voglio condividere con te i 5 errori da non commettere agli inizi della pianificazione:

Quali sono gli errori più comuni da evitare quando organizzi un matrimonio?

1. Non sapere gestire il budget del matrimonio

Una delle cose più importanti che una wedding planner fa nell’organizzazione del matrimonio per i suoi clienti, è quella di gestire il loro budget.

Non si tratta però solo di gestirlo, ma anche di ottimizzarlo grazie all’esperienza e al rapporto coltivato con i propri fornitori nel tempo.

Tra le voci più importanti nell’organizzazione del matrimonio ci sono, la location e il catering, che rappresentano anche quelle a cui si destina la maggior parte del budget.

Ecco perché bisogna saper scegliere con molta attenzione una location che non solo corrisponda allo stile scelto dagli sposi e che abbia spazi sufficienti per un piano B, ma il cui costo non incida troppo sul budget complessivo.

Questo vale anche per il catering che rappresenta la seconda voce più importante per la buona riuscita di un evento.

Il budget per il catering e la location non deve superare il 50% sul totale del budget. Se così non fosse, potresti incontrare serie difficoltà nell’affrontare tutte le altre voci di spesa. Tieni anche presente che è buona regola, riservare sempre un 5% del totale per gli imprevisti.

2. Non avere le idee chiare sul progetto da realizzare

Tra i motivi per cui una coppia sceglie di assumere una wedding planner ( mancanza di tempo, lontananza dal luogo dove si svolgerà l’evento, paura di sbagliare fornitori ecc) c’è anche quello di avere un matrimonio armonico e bello.

Stabilite e assicurate le basi della pianificazione: location e catering, si passa alla fase successiva della creazione della scenografia dell’evento, secondo i desideri degli sposi.

Ora succede che, le future spose nel 99% dei casi hanno idee molto confuse sullo stile e su quello che desiderano per il loro matrimonio. Possono arrivare con mille immagini salvate su Pinterest o prese dal web e sta alla wedding planner interpretare i loro pensieri e allineare quello che desiderano anche con il budget che si ha a disposizione.

Le spose sperano che noi wedding planner leggiamo nel pensiero e per non deluderle, è importante che ci alleniamo a comprendere, quello che realmente si aspettano di vedere quel giorno.

In che modo?

Facendo le domande giuste durante il briefing dedicato alla creatività del matrimonio. Con domande mirate sui loro gusti, la loro storia e su come hanno immaginato di vivere il girono più importante della loro vita, puoi andare dritto al punto senza disperdere energie e tempo.

L’esperienza mi ha insegnato che la prima domanda da fare e che fa comprendere moltissime cose su quello che desiderano è questa: Cosa non vorreste vedere al vostro matrimonio?

Sapere da subito cos’è che proprio non gli piace è un grande passo in avanti, per la progettazione dell’evento e la definizione del mood.

3. Comunicare via whatsapp con fornitori e sposi nell’organizzare un matrimonio

Nella pianificazione di un evento la comunicazione sia con i nostri fornitori che con gli sposi è veramente importante. I messaggi che ci si scambia in un periodo così lungo sono centinaia e tra gli errori che potresti fare, quando organizzi un matrimonio, c’è quello di scegliere come canale per le tue comunicazioni whatsapp piuttosto che via email. Questo può mettere a rischio la buona riuscita dell’evento, per una serie di motivi, primo tra tutti, la perdita di messaggi importanti per l’organizzazione del matrimonio.

4. Non stoppare subito la “coda lunga” di mamme e amiche della sposa nell’ organizzazione del matrimonio

In tanti anni di attività come wedding planner mi è spesso capitato di dover arginare le interferenze sull’organizzazione del matrimonio da parte di amici degli sposi, di mamme della sposa, delle migliori amiche e via discorrendo.

C’è sempre qualcuno che vuole suggerire una location, un catering incontrato in un altro matrimonio o qualsiasi altro fornitore. Per lavorare serenamente è fondamentale mettere da subito in chiaro, che la wedding planner sei tu e che grazie alla tua esperienza, saprai indirizzare al meglio la scelta di ogni singolo fornitore, sulla base delle indicazioni ricevute dalla coppia di sposi.

5.Non tenere in ordine tutti i documenti del matrimonio e schedulare la regia dell’evento

Quando inizi a lavorare sulla pianificazione dell’evento trova un modo per tenere in ordine tutti i piani, contratti e documenti: un notebook, un raccoglitore, una cartella condivisa su drive, scegli quello che è più in linea con il tuo modo di fare.

Conclusioni

Ora sai quanto è importante non commettere questi errori quando inizi a pianificare ed organizzare il matrimonio dei tuoi clienti. Spero di averti dato un aiuto e che con questi suggerimenti riuscirai a lavorare meglio.

Se poi vuoi sapere tutto sulla professione di wedding planner il Corso Wedding & Event Planner Full Immersion è il percorso completo per diventare una vera professionista del wedding.